Guía cuenta organizacional | Novey

Tu cuenta ya está activa y lista para ayudarte a gestionar compras, usuarios y procesos de forma profesional, segura y organizada. Con ella podrás:

• Sumar usuarios, gestionar roles y niveles de acceso.
• Contar con flujos de aprobación de órdenes de compra, y su configuración.
• Generar listas de compras recurrentes o de reposición.
• Por supuesto, cotizar, comprar y darle seguimiento a los pedidos.
• Ver historial de pedidos, facturas y otros movimientos (incluido la visual de un Estado de Cuenta por Company cuando aplique).
• Finalmente, gestionar toda la información de tu organización, incluido direcciones, y métodos de pago.

El usuario que creó la cuenta es, por defecto, el administrador principal de la empresa, y quién debe gestionar los datos de la empresa, los usuarios, roles y permisos, entre otras configuraciones base.

A continuación te guiamos por los primeros pasos esenciales para aprovechar todas las funcionalidades que ofrece tu Cuenta Organizacional:

La página para acceder es universal para los usuarios de todo tipo, particulares y organizacionales.  

Se inicia sesión con usuario y contraseña correspondiente.

Usuarios de la plataforma anterior (Empresas.cochezycia.com)  ya no requieren acceder a su cuenta por otras vías, o accesos alternos - y su usuario y contraseña se mantiene igual.

Cualquier problema de acceso, pueden recuperar la contraseña siguiendo el link de "¿Olvidaste tu contraseña?"  o en caso de ser necesario escribiendo a OrganizacionalB2B@Cochezycia.com

Se desplegarán datos personales del usuario y algunos links rápidos.  Haz clic en "Mi cuenta"

Dentro de Mi Cuenta - encuentras inicialmente datos específicos del usuario, y a la izquierda el menú de opciones  y configuraciones.

Acá el usuario podrá confirmar y editar:

• Nombre de la empresa: legal y comercial.

• Correo electrónico principal (de la empresa, no el usuario)

• Dirección y teléfono

Para revisiones y ajustes de otros datos como el RUC - deben contactarse con OrganizacionalB2B@Cochezycia.com

En esta sección se podrán visualizar y editar los usuarios existentes,  viendo su: Nombre, Correo*,  Cargo (o Rol), y el estado del usuario (activo / inactivo).

De igual forma en este espacio se agregan nuevos usuarios, llenando los mismos datos y asociándose a la Company o proyecto que corresponda.

Si perteneces a una empresa mediana a grande, con la necesidad de acceso para varios usuarios al portal web- la estructura y el buen funcionamiento de tu cuenta dependerá de una correcta asignación de Roles o Cargos, y sus permisos.

Si perteneces a una empresa pequeña, o eres un profesional independiente - el rol de administrador ya cuenta con todos los permisos, autorizaciones y accesos para una navegación y compra más simple y centrada en un usuario principal.

Cada uno de estos Cargos o Roles permitirá identificar correctamente el nivel de acceso, uso y jerarquía. Recomendamos utilizar los preestablecidos del sistema que son:

• Estado de Cuenta -> Puede visualizar información base de la empresa y tener acceso de visualización a los documentos históricos como facturaciones, pedidos, y el Estado de Cuenta de saldos y movimientos asociado a líneas de crédito.
• Cotizador -> Principalmente puede navegar, consultar productos y precios, subir cotizaciones, y crear carritos de compras.
• Comprador ->  Tiene el alcance de los roles anteriores, con la capacidad de comprar y finalizar procesos (condicionados o no por reglas de aprobación como montos límite)
• Administrador -> control total de la cuenta con capacidad de sumar, editar y eliminar usuarios, roles y cargos, reglas de aprobación de órdenes de compra, adición de datos de la empresa, aprobación de compras de terceros, así como de comprar de forma primaria.

En caso de ser necesario o si se desea mayor personalización, se pueden crear roles y cargos nuevos para cada empresa con ajustes a los permisos disponibles.

La creación de roles cuenta con:

1. El nombramiento y tipificación.
2. La asignación de permisos.

El nombre del puesto (Cargo / Rol), se puede determinar a discreción y preferencia. 

Tipo del Rol se escoge entre los 4 cargos preestablecidos - como base y referencia de sistema.

La Sección de Permisos -  menú tipo árbol, de opciones desplegables. Se pueden "marcar" para habilitar  individualmente o en grupos. 

A continuación explicación sobre principales permisos y funcionalidades asociadas:

Ventas

• Permitir Checkout: permite que el usuario finalice el proceso de compra en el sitio, generando órdenes. (No debería estar habilitado para un "cotizador" puro).
• Uso de método Pago a Cuenta: permite al usuario usar el método "Pago a Cuenta" al hacer checkout (pagos contra crédito de empresa).
• Ver Pedidos: permite al usuario ver todas las órdenes realizadas por sí mismo. (Idealmente desmarcado para un cotizador que no deba ver pedidos finales).
• Ver órdenes de usuarios subordinados: permite ver las órdenes que generaron usuarios que dependen de él jerárquicamente.

Aprobaciones de pedidos

• Ver mis órdenes de compra: permite ver las órdenes propias que el usuario ha generado.
• Ver para subordinados: permite ver órdenes generadas por usuarios subordinados.
• Ver para toda la empresa: permite ver todas las órdenes generadas en la empresa (todos los usuarios).
• Aprobar automáticamente las órdenes creadas dentro de este rol: permite que las órdenes generadas por usuarios con este rol se aprueben automáticamente (sin pasar por un proceso de aprobación manual).
• Aprobar órdenes de compra sin otras aprobaciones: permite aprobar cualquier orden sin requerir otros niveles de validación.
• Ver reglas de aprobación: permite ver las reglas de aprobación configuradas en la empresa (por ejemplo, montos máximos, jerarquías).
• Crear y editar reglas: permite crear nuevas reglas de aprobación y editarlas.

Perfil de la Empresa

• Información de la cuenta (Ver): permite ver la información de la empresa (nombre, dirección, contactos, etc.).
• Editar: permite editar la información de la empresa.
• Domicilio legal (Ver): permite ver la información del domicilio legal de la empresa.
• Editar (Domicilio legal): permite editar el domicilio legal.
• Contactos (Ver): permite ver los contactos registrados de la empresa.
• Métodos de pago (Ver): permite ver los métodos de pago disponibles para la empresa.
• Información de envío (Ver): permite ver direcciones y métodos de envío asociados a la empresa.

Gestión de usuarios de la empresa

• Ver roles y permisos: permite ver los roles y permisos configurados dentro de la empresa.
• Gestionar roles y permisos: permite crear, editar o eliminar roles y asignar permisos.
• Ver usuarios y equipos: permite ver todos los usuarios y equipos de la empresa.
• Gestionar personal y equipos: permite agregar, eliminar o editar usuarios y gestionar equipos.

Estado de Cuenta (Ver) Permite ver la sección de Estado de cuenta. Siempre y cuando la cuenta tenga una Línea de Crédito Comercial asociada. 

Las configuraciones compartidas hasta ahora, habilitan a los usuarios y cuentas para navegar y comprar con sus funcionalidades mínimas o básicas.

El ambiente de búsqueda y selección de productos es general y estándar para toda la web. 

Cada usuario puede iniciar el proceso, seleccionando productos específicos  en la Página de Inicio promocionados en banners y secciones, por el directorio de departamentos, o usando la barra buscadora.

Seguidamente el usuario se podrá encontrar en las Páginas de Listado de Productos - donde podrá continuar la búsqueda y selección, navegando entre las opciones que se muestran, y profundizar mediante filtros de atributos como marcas, capacidades, dimensiones y afín. 

El usuario podrá agregar productos al carrito de compras directo desde estos listados, de si así   o podrá avanzar a la Página de Detalles del Producto seleccionado (también puede llegar directo a esta página producto de una búsqueda directa o selección específica).

Esta Página cuenta con la información detallada, como marca, descripción y atributos  e incluye fichas técnicas en productos seleccionados, productos  comparativos, y sustitutos, e inventarios disponibles.

Precios

Los distintos usuarios y empresas asociados a una Cuenta Organizacional quedan registrados y asociados a un tipo de cliente, con precios especiales asignados dentro del portafolio de productos.  Los mismos se visualizan como precio oferta en cada producto:

En este campo, cada usuario visualiza el mejor precio posible asociado a su cuenta o perfil, sea por listados estándares u ofertas promocionales.

Si como usuario consideras que los precios reflejados no están acorde a lo que corresponde a cuenta, puedes solicitar una revisión escribiendo a OrganizacionalB2B@Cochezycia.com

Hay 3 formas de avanzar con un producto: Sumarlo a una de dos listas posibles para compras posteriores, o sumar al Carrito de Compras para el proceso actual.

Lista de favoritos

Se ubica en PDP en la esquina superior derecha de la imagen de producto, con un icono de corazón ->   Se agregan los productos a un lista determinada (pudiendo crear dicha lista en ese momento).    Esos productos quedan en la sección de “Favoritos” de “Mi Cuenta”  - dentro de la Lista mencionada hasta que el usuario desee avanzar.

Una vez tomada la decisión, el usuario puede acceder a La Lista, y agregar al carrito de compras (o borrar en su defecto).  Una vez agregado, el artículo desaparece de La Lista.

Lista de Reposición

Se ubica también en PDP en la esquina superior derecha de la imagen de producto, pero con un icono de lista.   Funciona igual a los Favoritos - con una diferenciación fundamental:

Los productos que se agregan, de un Lista de Reposición a un carrito de compras, no se borran de la lista una vez agregados - lo que hace de las Lista de Reposición una herramienta perfecta para:

• Compras de productos recurrentes y
• Tener sistemas y surtidos de productos predeterminados y fijos, que sirven de base para proyectos,

Acortando los procesos y tiempos de compra para cada cliente.

Agregar al carrito 

Por último, la opción más directa e inmediata a tomar - usando el botón ubicado en el  panel derecho de La Página de Detalle de Producto, debajo del precio.  Una vez seleccionado se agrega un primer artículo, dejando, seguidamente la opción de incrementar y/o editar las cantidades unitarias agregadas del mismo.

Haciendo clic en el icono de carrito de compras, en la parte superior derecha de la página (en cualquier punto o momento de la navegación) se habilita el pre carrito, que se muestra como un listado desplegable desde el borde de la página - mostrando los productos sumados hasta ese punto.

En la parte inferior de este pre-carrito desplegable, se ve el sub total del monto por comprar (sin incluir ITBMS) y se puede o acceder a al Carrito formalmente (Ver resumen), o ir directo a la página de compra o “checkout” (Finalizar compra).

El pre-carrito también tendrá habilitado la opción para Cargar un cotización externa de la web (originada por equipos de ventas de Cochez y Novey, como el Call Center, Mantenimientos y Reparaciones, o Ventas por Mayor).

En esta página se visualizan todos los productos próximos a comprar, y sus cantidades unitarias, y se totalizan en Subtotal, y total con ITBMS.

Acá también cada usuario podrá cargar una cotización externa de la web (originada por equipos de ventas de Cochez y Novey, como el Call Center, Mantenimientos y Reparaciones, o Ventas por Mayor).

En esta página también se podrán sumar códigos-cupones: Importante: Las Cuentas Organizaciones no participan de ciertas dinámicas de cupones y códigos de descuento, orientadas a consumidores particulares o venta al detal, ya que dichas cuentas, ya gozan de beneficios y precios especiales basado en su clasificación y/o negociaciones directas. 

Finalmente se procede a la página de Checkout - al hacer clic en "Finalizar Compra".

Esta página tiene un flujo de navegación estándar - pasando por 3 pasos claves:

1. Identificación de usuario y empresa.

2. Tipo de entrega, paso en el cual se registra o confirma dirección en caso de ser por acarreo o se confirma sucursal para el retiro, y se confirma la fecha de entrega promesa.

         3.  Selección de metodo de pago: hay diversas opciones disponibles para concretar un pago:
               -Tarjeta de Crédito (Tarjetas nuevas y tarjetas guardas en el perfil)
               -Yappy
               -Línea de crédito comercial (cuando aplique)
               -CMF 
               -Otros métodos
                       *Tarjetas (certificados) de regalo
                       *Puntos Gordos

Por la naturaleza de Cuenta Organizacional, los pedidos y transacciones están sujetas a la creación y aprobación de Órdenes de Compra, como paso previo - estas Órdenes son internas de cada organización y figuran como un pre-pedido.

En el Checkout, antes de concretarse y facturarse la compra, (y luego de confirmar plan de entrega y método de pago ) -  se hace clic en "Completar orden"

y el sistema habilitará el flujo de aprobación de Orden de Compra y se visualizará la pantalla con el mensaje: "Su orden de compra ha sido enviada para aprobación"

En esa pantalla se puede hacer Clic en el número de compra con el formato #000000000 Lo cual redirigirá a la Orden de Compra en cuestión (también se le puede llegar a través de la sección de "Mi cuenta" , dentro del menú de "Mis órdenes de compra")

Inicialmente, estas órdenes se "auto-aprobarán" una vez se ingrese a visualizar cada una individualmente -> en la parte superior izquierda, justo debajo del número de Orden de Compra, se visualizará dicho estado. 

Las órdenes realizadas con métodos de pago de Línea de Crédito Comercial, o CMF: Además de auto aprobarse, se finalizarán como pedido y se enviaran a facturar de forma automática después de unos segundos, y el estado será "Aprobado - Ordenado".

Las órdenes realizadas con métodos como Tarjeta de Crédito o Yappy, quedarán en estado "Aprobado - Pendiente de Pago" - y se deberá hacer clic en "Realizar pedido"  para volver al checkout y finalmente ingresar los datos de pago faltantes. 

En este paso se generan los flujos de pago con Tarjeta de Crédito - (pudiendo activarse mecanismos de seguridad y verificación),  o de pago con Yappy, requiriendo seguir los pasos indicados.

Para que las Órdenes de Compra, no se aprueben de forma automática se deben crear y gestionar Reglas de Aprobación.  Al aplicar una, el paso de verificación de la Orden será necesario y seguidamente, la acción de aprobar (o rechazar) por el administrador o usuario aprobador.

Con estas reglas podrán aprobar órdenes que:

• Superen cierto monto.

• El carrito contenga productos específicos.

• Requieran reglas distintas por usuario, rol o presupuesto.

• Aseguren el cumplimiento de políticas de compra corporativa.

Para empezar a implementarlas deben seleccionar el menú de "Reglas de aprobación" dentro de la sección de "Mi Cuenta"

Y al acceder hacer clic en "Agregar nueva regla"

Las reglas se configuran en base a:

• Aplicabilidad a Roles y cargos específicos (o como regla general).

• Y tipo de regla, que se resume en 3 escenarios a los cuales se les puede crear un condicional:

• Monto total o límite, previo a aprobación del carrito u orden.

• Cantidad de artículos del carrito u orden.

• Costo de envío (en caso de que aplique).

Para reglas de monto total, se coloca la condición (mayor que,  menor que, igual a..), el número específico y el rol en capacidad de aprobar la transacción en el escenario que ocurra.  Previo a este paso, se puede definir si es una regla que aplica de forma general, o a roles específicos.

Para reglas de Cantidad de SKU (o productos) la gestión es similar, indicando la cantidad condicionada, quien aprueba, y a quien le aplica la regla.

Si consideras que debes tener algún método de pago asociado que no ves en el checkout de tus pedidos o si consideras que los precios vistos en el site no son los acostumbrados al tipo de cliente de tu organización. No dudes en contactarnos a OrganizacionalB2B@cochezycia.com